Misschien heb je er nog nooit over nagedacht om een vertrouwenspersoon te benaderen. Misschien is het nog niet eerder nodig geweest. Of vraag je je af wat een vertrouwenspersoon eigenlijk voor je kan betekenen. In mijn werk als extern vertrouwenspersoon krijg ik die vragen regelmatig. In deze blog geef ik je een inkijkje in mijn rol en beantwoord ik een aantal veelgestelde vragen.
“Het moet wel heel erg zijn voordat ik bij jou aanklop… toch?”
Eigenlijk niet. Juist niet.
Veel gesprekken beginnen klein. Iemand die denkt: “Ligt dit nou aan mij of moet ik hier iets mee?”
Of iemand die een lastig gesprek wil voorbereiden en wil sparren over hoe iets aan te kaarten. Het kan helpen om er in een vroeg stadium naar te kijken. Juist dan is er vaak nog ruimte om iets bij te sturen of te voorkomen dat het vastloopt. Je hoeft dus niet te wachten tot de emmer overloopt.
“Waarvoor kan ik bij jou terecht?”
Dat is breder dan vaak wordt gedacht. Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
• ongewenst gedrag (zoals pesten, (seksuele) intimidatie, agressie of discriminatie)
• gedoe in samenwerking of communicatie met collega’s of leidinggevenden
• een gevoel van onveiligheid
• vermoedens of signalen van niet-integer gedrag
• twijfels over hoe je iets kunt aankaarten
• of simpelweg: je verhaal even kwijt willen
Soms kun je er nog niet precies de vinger op leggen. Soms is één gesprek al voldoende om weer verder te kunnen. Soms kijk ik iets langer met je mee. En als je vraag niet helemaal bij mij past (bijvoorbeeld bij een praktisch arbeidsvoorwaardelijk vraagstuk), denk ik wél met je mee over een passende route.
“Ik weet niet of mijn situatie ‘erg genoeg’ is… kan ik toch contact opnemen?”
Ja. Twijfel is vaak al een signaal op zich. Je hoeft het niet eerst groter te laten worden om erover te mogen praten. Ik spreek regelmatig mensen die vooral willen sparren over vragen als: “Is dit normaal?” of “Mag ik hier iets van vinden?” Alleen dat gesprek kan al helpen om weer helder te krijgen wat je wilt.
“Wat doe je met wat ik vertel?”
De regie ligt bij jou. Ik deel niets met anderen zonder jouw toestemming.
Geen terugkoppeling naar een leidinggevende, geen dossier richting HR. Wat ik wél doe:
• luisteren en met je meedenken
• samen mogelijke stappen verkennen
• je ondersteunen als je vervolgstappen wilt zetten
Daarnaast heb ik een signalerende rol richting organisaties waar ik aan verbonden ben. Dat betekent dat ik, volledig anoniem en niet herleidbaar, teruggeef wat ik zie als bepaalde thema’s vaker spelen. Dat gebeurt bijvoorbeeld via een jaarverslag, met inzichten in aantallen, aard van de gesprekken en eventuele patronen. Waar passend kan ik daarbij ook aanbevelingen doen.
“Kun je ook bemiddelen?”
Nee, dat doe ik niet.
Mijn rol is neutraal en onafhankelijk. Dat betekent dat ik er ben als gesprekspartner voor jou, niet als bemiddelaar tussen partijen. Soms komt die vraag wel, bijvoorbeeld bij een conflict met een collega of leidinggevende. In zo’n situatie kan het helpend zijn om eerst te sparren: wat speelt er precies, wat wil je bereiken en welke stappen passen daarbij? Als bemiddeling of een gezamenlijk gesprek helpend lijkt, denk ik met je mee over wie die rol passend kan vervullen, zoals een leidinggevende, HR of een mediator. Ik blijf daarbij naast je staan, maar neem het proces niet over.
“Blijft het echt vertrouwelijk?”
Ja, vertrouwelijkheid is de basis van mijn werk.
Tegelijk ga ik daar zorgvuldig en transparant mee om. In uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij ernstige vermoedens van strafbare feiten of ernstige veiligheidsrisico’s, kan het zijn dat ik geheimhouding niet kan garanderen. Dat bespreek ik dan altijd eerst met je. Je kunt erop vertrouwen dat ik uiterst zorgvuldig met de vertrouwelijkheid omga.
“Hoe ziet een eerste gesprek eruit?”
Laagdrempelig en in jouw tempo.
Dat kan telefonisch, digitaal of op een plek waar jij je prettig voelt. Meestal begin ik met een korte uitleg over mijn rol en luister ik vooral naar jouw verhaal. Je hoeft niets voor te bereiden. Er hoeft ook nog geen oplossing te zijn. Soms lucht het al op om je verhaal te delen. Soms helpt het om samen opties op een rij te zetten. Jij bepaalt wat je wel of niet met het gesprek wilt doen.
Tot slot
Je hoeft het niet alleen uit te zoeken. Juist als je nog twijfelt of ergens woorden aan probeert te geven, kan het helpend zijn om er even met iemand van buiten naar te kijken. Voel je vrij om contact op te nemen.
